Koronawirus w IT

Jak radzi sobie branża IT w realiach pandemii koronawirusa? Nadspodziewanie dobrze? Dlaczego? Dzisiaj opowiem jakie mechanizmy zadziałały, co nie do końca się sprawdziło i jak zorganizować (jeśli jeszcze tego nie zrobiliście) środowisko do pracy zdalnej.

Brutalnie bezpośredni tytuł nie pozostawia wątpliwości jaki temat będzie omawiany. Oficjalnie ogłoszona pandemia koronawirusa (SARS-CoV-2), który może powodować ostre zakażenie dróg oddechowych (COVID-19) przetoczyła się przez cały świat, a końca ani widu ani słychu. Jednak już teraz wirus i cała sytuacja z nim związana obnażyła wiele słabości na poziomie lokalnym, krajowym, i chyba przede wszystkim unijnym. Do tego dochodzą gwałtowne spadki na giełdach, zawirowania na rynku surowców, mniejsza lub większa panika. I coraz śmielej stawiane pytania: dlaczego państwa liberalne wydają się być gorzej przygotowane od państw totalitarnych i quasi-totalitarnych? Impotencja ta jest nierzadko zaskakująca. A to tylko wierzchołek złowrogiej góry lodowej.

Próba walki z pandemią jest w gruncie rzeczy oparta na kwarantannie. Oznacza to różne ograniczenia w Polsce i na świecie, które uderzają bezpośrednio w przedsiębiorstwa niezależnie od wielkości i skali. Okazuje się, że niektóre sektory przemysłu są lepiej przygotowane a inne gorzej. Odpowiedź na pytanie „skąd ta różnica” jest złożona. Często jest tak, że niejako z definicji dany sektor jest w gorszym położeniu, ponieważ jego działalność operacyjna stoi w sprzeczności do tzw. kwarantanny czyli ograniczenia kontaktów, mobilności. Przykładem może tu być branża turystyczna i rozrywkowa. Nie można zapominać, że mamy do czynienia z systemem naczyń połączonych toteż słabość jednej gałęzi może pociągnąć załamanie w innej.

IT wydaje się być pozbawiona niektórych z tych ograniczeń. Jednak to nie wystarczy aby osiągnąć sukces w obecnej sytuacji, albo raczej uchronić się od poważnych problemów. A więc o co chodzi? Oczywiście o pracę zdalną! Model ten idealnie wpisuje się w obecne wymogi sytuacyjne i jest jednym z pierwszych wymagań jakie stawia kwarantanna. Jednak wbrew pozorom organizacja pracy zdalnej może być trudna. Z rozmów z wieloma znajomymi wiem, że sporo firm IT nie poradziło sobie z wyzwaniem organizacji pracy z domu.

Praca zdalna – jak to powinno wyglądać

Wszyscy wiedzą jak powinna wyglądać praca z domu i na pierwszy rzut oka nie powinno być z tym problemów. Pakujemy laptop i idziemy do domu. Ale nawet tutaj natrafiamy na pierwsze ograniczenie – trzeba mieć laptop, a potem możliwość pracy na nim w naszym domu. Jednak to nie wszystko, istnieje szereg ograniczeń początkowo niewidocznych.

Jeśli firma już miała wdrożony model pracy z domu, który działa w praktyce to nie ma większego problemu. Tak jest przykładowo w firmie gdzie obecnie pracuję. Kultura pracy z domu to nasza wieloletnia praktyka, więc nie było żadnych problemów, a ja jako osoba stojąca na czele polskiego oddziału tej firmy miałem bardzo ułatwione zadanie jeśli chodzi o poproszenie załogi o pracę zdalną. I tu pojawia się pierwszy niewidoczny bohater – kultura pracy z domu. Oznacza to wszystkie nawyki, przyzwyczajenia i praktyki, które są niezbędne do efektywnej pracy poza biurem takie jak np.:

  • Doskonała znajomość wszystkich narzędzi służących do współpracy w rozproszonym środowisku (lista będzie niżej).
  • Wyrobione dobre praktyki dotyczące komunikacji, np. kiedy się komunikować, z kim, jak ogłaszać nowe priorytety i ważne informacje, kiedy się nie komunikować itp.
  • Synchronizacja zadań i postępów.
  • Metodologia pracy.

Trudno jest podać przepis na to jak taka kultura ma wyglądać. Co więcej, nie jest to kwestia odgórnej woli ani wydanego dekretu, a raczej odpowiedniego środowiska sprzyjającego budowaniu odpowiednich praktyk. I tak, jeśli Twój menadżer ciągle sapie nad Tobą bo chce kontrolować każdy krok, lub odwrotnie, jest bardzo miły ale wiesz, że za Twoimi plecami mówi już nie tak słodko to oznacza, że zespół taki jest dysfunkcyjny (polecam książkę na ten temat). Jedną z przyczyn dysfunkcji jest brak zaufania. Praca zdalna zespołu, gdzie zdiagnozowano te i podobne symptomy będzie skrajnie nieefektywna nawet jeśli technicznie możliwa. Często tacy menadżerowie znają (lub czują instynktownie) te konsekwencje i będą utrudniać możliwość pracy z domu. No chyba, że spanikują to wtedy pierwsi dokonają ewakuacji 🙂

Kolejny element o znaczeniu kluczowym to komunikacja i swoboda komunikacji. Dlatego powstało wiele narzędzi i ich typów, co można zobaczyć na poniższej liście. Ale narzędzia to nie wszystko! Zespół powinien mieć wyrobiony nawyk i potrzebę komunikacji. Jest to tak istotna sprawa, że wiele metodyk wytwarzania oprogramowania wplotło różne metody komunikacji w swoją ideologię. Dla przykładu, SCRUM wprowadził pojęcie tzw. daily standups czyli krótkich codziennych spotkań synchronizujących pracę zespołu. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj. Pisałem również jakie pułapki czekają na wdrażających tę metodykę. Mówiąc krótko, jeśli problem z komunikacją istnieje w biurze, to w modelu pracy z domu będzie jeszcze gorzej, więc warto nad tym pracować niezależnie od tego czy się pracuje z domu czy nie.

To nie wszystko, są też sprawy natury technicznej. Aby skutecznie pracować zdalnie należy wyposażyć zespół, bądź firmę w efektywne narzędzia, czyli takie, które zostały sprawdzone na placu boju. Należy unikać jak ognia różnych wynalazków, które ktoś będzie chciał wdrożyć z potrzeb ideologicznych.

Standardem są narzędzia dostępne przez przeglądarkę internetową tzw. aplikacje webowe. Powinny one mieć również odpowiedniki mobilne. Jeśli ktoś proponuje rozwiązanie niespełniające powyższych kryteriów to prawdopodobnie nie będzie to trafiony wybór. Należy wspomnieć, że takie narzędzia nie służą tylko do pracy zdalnej. Doskonale sprawdzają się w modelu pracy w biurze lub pracy mieszanej. Zróbmy sobie zatem wyliczankę, po kategoriach a potem w kolejności od bardziej lubianych:

Oczywiście powyższa lista w żaden sposób nie wyczerpuje tematu. Omówmy pokrótce poszczególne klasy narzędzi i w jaki sposób należy z nich korzystać z pominięciem pierwszej grupy, bo to chyba oczywiste.

Narzędzia do komunikacji w formie tekstowej. Absolutna podstawa. Każdy powinien mieć możliwość szybkiego kontaktu z każdym. Wklejanie obrazków, fragmentów kodu źródłowego, wymiana plików, tworzenie kanałów oficjalnych i nieoficjalnych to wymagania elementarne i nie podlegające żadnym negocjacjom. Slack jest tutaj wzorcem.

Narzędzia do telekonferencji. Pierwsze wymaganie to żeby działało. I okazuje się, że z tym są największe problemy. Potem: łatwe w obsłudze, możliwość „pokazania” swojego pulpitu i szybkość organizacji wideo-spotkań, również dla ludzi z poza firmy. Niby prosta sprawa, ale tak nie jest. Według mnie najbliżej ideału jest Zoom. Ta forma kontaktu nie powinna być nadużywana za wyjątkiem sesji 1-1.

Interaktywne tablice. Niektórzy lubią ten sposób komunikacji, ale ja nie jestem jakimś zapalonym miłośnikiem tych narzędzi więc uważam je za „nice to have„.

Narzędzia do zarządzania zadaniami. Sprawa bezdyskusyjna, brak takiego narzędzia (bądź ich większej liczby) to ubóstwo technologiczne. Narzędzia te służą do sprawnego synchronizowania pracy, komunikowania wymagań, monitorowaniu postępu prac i kierunku w jakim projekt się rozwija. Są one szczególnie istotne w modelu pracy zdalnej. JIRA to tzw. standard przemysłowy.

Narzędzia do przechowywania i współdzielenia plików. W brew intuicji nie są jakoś powszechnie stosowane w IT (a przynajmniej nie powinny). Są lepsze narzędzia takie jak specjalizowane repozytoria kodu źródłowego bądź innych artefaktów (np. artifactory). Z reguły takie narzędzia są dostępne tylko w sieci lokalnej i z zewnątrz poprzez VPN.

Narzędzia biurowe umożliwiające tworzenie dokumentów online i interaktywną edycję. Ułatwiają kooperację w szczególności na poziomie definiowania wymagań i zarządzania. Dokument może być edytowany przez wiele osób jednocześnie i można komentować różne sekcje dokumentu. Ta grupa narzędzi jest mniej lubiana przez inżynierów, a bardziej przez kadrę zarządzającą. Niemniej ten punkt wydaje się być wymagany. Czasami jest zastępowany lub uzupełniany przez aplikacje webowe typu wiki jak np. Confluence.

Przeglądy kodu źródłowego. W firmach IT jest to standard, więc też powstały narzędzia do wspomagania tego procesu. Narzędzie obowiązkowe w każdej firmie IT niezależnie od tego czy pracujemy zdalnie, czy na miejscu. Wymienione narzędzia umożliwią inżynierom robienie przeglądów również w środowisku pracy zdalnej.

To nadal nie koniec. Potrzebny jest również bezpieczny dostęp do wewnętrznej sieci poprzez VPN. Wewnętrzna sieć to różne zasoby takie jak repozytoria kodu źródłowego i innych artefaktów, środowiska contiguous integration, środowiska uruchomieniowe i testowe, serwery plików, i wiele innych.

Praca zdalna – czego nie należy robić

Istnieje pokusa aby wraz z decyzją o pracy z domu wprowadzać zasady, reguły i procesy. To błąd. Powstaje wtedy długa lista różnych rzeczy, które teoretycznie brzmią sensownie ale w praktyce nie mają sensu. Podam kilka przykładów.

Podczas wideokonferencji należy ściszyć mikrofon gdy się nic nie mów. Ma to redukować szumy.„. Sensowne, prawda? Prawie. Bo obecnie dobre systemy wideokonferencyjne świetnie sobie radzą z redukcją szumów, a w przypadku problemów „zasada” ta jest wprowadzona w życie po jakiejś sekundzie. Nie trzeba tego nigdzie spisywać. Strata czasu.

Komunikatora X używamy do tego a tego, komunikatora Y…„. Reguła bez sensu. Co do czego się najbardziej nadaje to wyjdzie w praniu.

O godzinie Z należy przesyłać raport z postępów zadań…„. Czyżby brak zaufania do zespołu? I na domiar złego komunikowanie tego w sposób tak dobitny?

Spotykajmy się regularnie, częściej niż zazwyczaj ze względu na wzgląd…„. Nie, im miej spotkań tym lepiej. To też tyczy się pracy zdalnej.

Kolejny kiler pracy z domu to dokumentacja na przenośnych nośnikach danych lub na papierze. Niestety takie sytuacje nadal zdarzają się w XIX w. Nie trudno domyślić się co tu nie zadziała.

Czy można zaszczepić te praktyki w innych branżach?

Niestety nie umiem odpowiedzieć na to pytanie. Znam sporo działów przemysłu, gdzie nie da się nic sensownego zaproponować. Być może inne gałęzie będą bardziej nadawały się do wprowadzenia tego modelu. Każdy, kto zna dobrze swoją branżę może spróbować się zastanowić, które z powyższych pomysłów mogłyby zadziałać. W IT spisują się wyśmienicie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *